Définition
Les frais professionnels sont les dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de l'employeur : déplacements, repas, hébergement, télétravail. Ils sont remboursés par l'employeur et exonérés de cotisations dans les limites fixées par l'URSSAF.
Contexte réglementaire
L'arrêté du 20 décembre 2002 fixe les modalités d'évaluation des frais professionnels. Le remboursement peut être effectué au réel (sur justificatifs) ou au forfait (allocations forfaitaires dans les limites URSSAF). Les principaux forfaits 2026 sont : repas hors des locaux (sans restaurant) : environ 7,30 € ; repas au restaurant : environ 21 € ; grand déplacement province : environ 56 € (nuitée + repas) ; indemnité de télétravail : 2,70 €/jour (plafond 59,40 €/mois). Les remboursements dans ces limites sont exonérés de cotisations et d'IR.
Exemple concret
Un salarié en déplacement 10 jours dans le mois déjeune au restaurant. L'employeur rembourse 21 € × 10 = 210 € en allocation forfaitaire, exonérés de cotisations. Au-delà du barème, la fraction excédentaire est réintégrée dans l'assiette de cotisations.
Points clés à retenir
Les frais professionnels ne sont pas des éléments de rémunération : ils ne figurent pas dans le brut. Le dépassement des limites URSSAF entraîne la réintégration dans l'assiette. L'indemnité kilométrique (barème fiscal) est une alternative au remboursement des frais de transport.